It is not enough to succeed. Others must fail.
Gore Vidal
Sinds kort hebben we weliswaar een 'protocol sociale media'. Nu ken ik maar weinig collega's die daar gebruik van maken dus zo'n protocol is nog niet zo erg relevant. Lang geleden waren er voor het gebruik van e-mail ook wel dit soort 'protocollen'. De do's en don't's van email zullen we maar zeggen. Misschien is het handig om daar nog 's wat aandacht aan te besteden.:-)
1. E-mail lezen
Sommige mensen lezen slecht. Sommige mensen lezen niet. Sommige mensen lezen tussen de regels door dingen die er niet staan. E-mail-gewijs is dat niet handig, dus probeer 's gewoon te lezen wat er staat en trek geen voorbarige conclusies!
2. Reageren
Het was en is normaal om altijd te reageren op e-mail. Dat is gebruikelijk. Zelfs als je (nog) niet inhoudelijk wilt reageren is het niet zo gek om te laten weten dat je de e-mail ontvangen hebt en dat je geen zin hebt om er (op dat moment) inhoudelijk op in te gaan.
3. Niet reageren
De praktijk is anders. Er zijn mensen die systematisch niet reageren. Eigenlijk zou je daar een lijstje van bij moeten houden. Vreemd genoeg verwachten dit soort mensen wel dat anderen wel reageren. De vraag is of je dan moet doen. Ik doe het niet meer. Niet reageren? Ok! Prima! Maar dan ik ook niet... 't Is dan zelfs de vraag of je de e-mails van die mensen nog moet lezen.
4. Doorsturen
Eén van de grootste ergenissen is dat er sommige mensen zijn die e-mailtjes doorsturen. In het algemeen is dat niet gebruikelijk. Zo gauw je merkt dat iemand dat, zonder te vragen doet, stuur ik ze geen e-mailtjes meer. Een e-mail is een persoonlijk bericht. Het is ongepast dit zo maar naar Jan en alleman door te sturen. Als je zelf 'doorgestuurde berichten' ontvangt weet je ongeveer hoe laat het is. Niet doen dus...
5. Verkeerd verbonden
Het is altijd verstandig om te kijken of je bericht verstuurd wordt naar de juiste mensen. Er zijn bijvoorbeeld mensen die een bericht schrijven naar een bepaald persoon (denken ze dan) en die dat dan versturen naar iedereen. Op rare hogeschool had ik er iets over geschreven.
6. Betekenis
Een organisatie die zijn informatievoorziening verzorgt via e-mail heeft belang bij functioneel en efficient gebruik van die e-mail. Eén van de grondregels bij alle ICT-middelen is om te reageren: 'be reactive!'. Laat 's wat horen! Reageer 's een keer ergens op! Er is niets zo zielig als mensen die gewoon nergens op reageren. Zouden ze denken dat als ze zwijgen dat het vanzelf weer over gaat?
Tenslotte
Als iedereen 's wat meer zou reageren en uitwisselen dan zouden die malotige vergaderingen wel 's veel meer op kunnen leveren. Misschien zijn ze zelfs wel helemaal niet meer nodig! Dat zou pas fijn zijn...:-)